Silaturahmi Daop 4 memang luar biasa. Setidaknya saya tahu kalau JAV cowok-cowok Jepang tidak bisa diremehkan karena kegantengan para pemainnya.
Yang bisa diteladani juga adalah inovasi dari intern staf KAORI. Kali ini, inovasi dari salah satu momod Alun-Alun KAORI.
Saya saat itu masih dalam trance Flappy Bird. Kemudian entah pada saat kapan, saya tidak sengaja melihat chat Facebook staf Alun-Alun KAORI.
Memang pengalaman gio.jpg tidak bisa terlupakan sampai saat ini. Begitu pula yang nongol saat itu, ternyata Gio juga. Sehingga saya berkesimpulan kalau kini Gio sudah bisa mencari alternatif yang lain dan bisa menghadapi Riiya dengan gentlemen.
Chat di sarana seperti Facebook, Line, atau WhatsApp memang berbeda dengan memosting di forum. Masing-masing saling melengkapi. Posting di forum sangat cocok kalau ada dokumen penting yang perlu dipampang sedangkan chat sangat bermanfaat saat koordinasi harus dilakukan.
Setelah saya kembali ke Jakarta, saya berpikir bagaimana cara koordinasi yang menarik dan praktis ini bisa diterapkan di bagian lain KAORI. Bagaimana supaya kebijakan bisa diambil lebih cepat dan antara staf bisa dikonek lebih cepat.
IRC tentunya bukan pilihan. Memang nyaman untuk kolaborasi namun sayang sulit dipergunakan via ponsel. WhatsApp, BBM, dan Line memang praktis namun sulit dipakai dari komputer. YM, entah mengapa nggak aja karena orang-orangnya timbul tenggelam. Pun tidak semua orang punya akun YM.
Akhirnya saya putuskan, mencoba Facebook chat sebagaimana yang dicoba oleh staf Alun-Alun selama ini. Judul chatnya simpel, UPT KAORI Newsline dan diisi oleh seluruh staf Newsline yang alhamdulillah semua punya akun Facebook.
Kelihatannya remeh, tapi di zaman media sosial dan banyaknya aplikasi chat di ponsel, masih ada staf KAORI yang tidak punya akun Facebook. Saya yakin beliau punya alasannya sendiri, sebagaimana saya yang emoh membuat akun Google+ meski akhirnya terpaksa membuat karena ada mata kuliah yang membutuhkan.
Jadilah ruang chat di Facebook ini dibuka dengan ikon grup “Yukkuri shiteitte ne”. Awalnya saya sedikit berdebar, apakah chat FB ini akan mengganggu kegiatan pribadi para staf Newsline. Saya sempat pikir, apa perlu dibikin peraturan ya.
Keuntungan chat FB ini langsung bisa dirasakan. Ide-ide segar untuk Newsline langsung mengalir. Evaluasi performa dan kinerja pun bisa didiskusikan. Kadang ada pula pertanyaan muncul mengenai input artikel dan saran dari pakar teori kita, adi vvvv. Atau saya yang memanfaatkannya supaya bisa menggoda orang biar nonton ImoCho, kartun terbaik musim ini di kelasnya.
Tidak perlu lagi menunggu rapat dijadwalkan. Tidak perlu lagi bergundah hati karena postingan baru lama dibalas atau ide yang mungkin tidak bisa diutarakan secara fleksibel pada rapat biasa karena “seriusnya” atau karena keterbatasan waktu. Jeda waktu tanggapan bisa dipangkas cukup dalam hitungan jam saja.
Saya berharap model koordinasi seperti ini bisa diterapkan di subforum lain. Subforum Alun-Alun memang sudah kinclong soal koordinasi meski masih perlu beberapa perbaikan di bagian kebijakan. Mungkin di subforum lain juga sudah ada bentuk koordinasi seperti ini, walau saya yakin kalau di LSK sampai akhir tahun lalu tidak ada koordinasi seperti ini.
Dengan mengurangi penjadwalan rapat, maka waktu-waktu yang diblok “harus hadir jam sekian teng!” untuk rapat konvensional itu bisa dikurangi. Pun tidak ada alasan lagi tidak bisa baca atau ikut rapat kecuali kalau memang tidak online-online dalam waktu lama.
Ini sebenarnya baik bagi staf yang lain: saya tidak lagi dikejar setan karena saya pernah harus rapat Newsline sambil menolong dan mengobati teman saya yang sedang mengalami kecelakaan sepeda motor. Atau staf yang saat ini di luar negeri yang tentunya tidak bisa mengikuti ritme kerja staf lain di Indonesia (bisa jadi lagi kuliah di sana kalau harus dijadwal rapat jam 9 malam).
Rapat itu memang penting. Tapi ternyata bukan rapat-lah yang terpenting: koordinasi lancar dan tidak tersumbatlah yang paling penting!
Shin Muhammad
Administrator KAORI
